Sicherheitsdatenblätter: Warum Pflege wichtiger ist als Erstellung

Farben und Lacke bestehen aus vielen verschiedenen Rohstoffen. Bindemittel, Lösemittel, Pigmente, Additive oder Konservierungsmittel kommen oft von unterschiedlichen Lieferanten. Viele dieser Rohstoffe bringen ein eigenes Sicherheitsdatenblatt mit. Aus diesen Informationen entsteht schließlich das Sicherheitsdatenblatt für das fertige Produkt. Genau hier liegt die Herausforderung. Die Daten ändern sich ständig. Ein Lieferant passt seine Rezeptur an, ein Rohstoff wird regulatorisch neu bewertet oder der Einkauf wechselt die Bezugsquelle. Solche Änderungen müssen im eigenen Sicherheits­datenblatt berücksichtigt werden. In der Praxis passiert das jedoch oft zu spät. Ein Sicherheitsdatenblatt ist deshalb kein ­Dokument, das einmal erstellt und dann ver­gessen wird. Es muss regelmäßig überprüft und bei Bedarf aktualisiert werden.

Warum Farben und Lacke besonders betroffen sind

Kaum eine Branche arbeitet mit so vielen Stoffen und Gemischen, deren rechtliche Anforderungen sich laufend ändern. Ein gutes Beispiel ist Titandioxid. Der Europäische Gerichtshof hat im Sommer 2025 die Aufhebung der umstrittenen Einstufung bestimmter Pulverformen von Titandioxid als krebserzeugend bestätigt. ­Unternehmen, die ihre Etiketten und Sicherheits­datenblätter zuvor angepasst hatten, mussten diese daraufhin erneut ­prüfen und überarbeiten. Auch bei Diisocyanaten gelten seit 2023 besondere Vorgaben. Wer mit diesen Stoffen industriell oder gewerblich arbeitet, muss entsprechend geschult sein. Darauf muss auch im Sicherheitsdatenblatt hingewiesen werden. Hinzu kommt, dass seit 2023 ausschließlich Sicherheitsdatenblätter nach der Verordnung (EU) 2020/878 verwendet werden dürfen. Zudem wurden mit der Delegierten Verordnung (EU) 2023/707 neue Gefahren­klassen eingeführt, die bei der Einstufung sowie in Sicherheitsdatenblättern und ­Etiketten zu berücksichtigen sind.

Wie groß das Problem tatsächlich ist, zeigt eine europaweite Kontrolle. Im Rahmen der 2023 durchgeführten Aktion REF-11 wurden rund 2.500 Sicherheitsdatenblätter geprüft. Bei 35 Prozent fanden die Behörden Mängel. In Deutschland können solche Verstöße mit Bußgeldern von bis zu 50.000 EUR geahndet werden.

Wo die meisten Fehler entstehen

Die meisten Fehler entstehen immer ­wieder an denselben Stellen. Häufig werden ­Sicherheitsdatenblätter von Lieferanten ungeprüft übernommen. Ob die Einstufung tatsächlich korrekt ist oder die Angaben zur Zusammensetzung plausibel sind, wird jedoch häufig nicht überprüft. Selbst ähnliche Rohstoffe können sich je nach Hersteller unterscheiden. Ein weiterer häufiger Fehler betrifft die Zusammensetzung. Stimmen die Angaben in Abschnitt 3 nicht, fehlen dort die erforderlichen Stoffidentifikatoren, wie die CAS-Nummer, oder sind Konzentrationsbereiche unzutreffend, passt häufig auch die Einstufung in Abschnitt 2 nicht mehr. Auch übersehene relevante Inhaltsstoffe, wie besonders besorgniserregende Stoffe, können zu Unstimmigkeiten führen. Genau deshalb prüfen Behörden häufig zunächst, ob die Einstufung in Abschnitt 2 zur Zusammensetzung in Abschnitt 3 passt.

Ebenso problematisch ist es, wenn Sicherheitsdatenblatt und Etikett nicht mehr übereinstimmen. Unterschiedliche Signalwörter oder mehrere Versionen desselben Dokuments sorgen schnell für Widersprüche. Oft fallen diese erst auf, wenn Kunden nach­fragen oder eine Behörde kontrolliert. Hinzu kommt, dass Sicherheitsdatenblatt, Etikett, UFI-Code und die Meldung an die Giftinformationszentren häufig getrennt gepflegt werden. Dabei beruhen sie alle auf denselben Produktdaten. Werden sie in unterschiedlichen Systemen oder von verschiedenen Personen bearbeitet, entstehen oft Abweichungen. Schon ein Wechsel des Lieferanten für einen Rohstoff kann eine Prüfung und gegebenenfalls eine Aktualisierung der Meldung erforderlich machen, obwohl sich das Endprodukt scheinbar nicht verändert hat.

Ein kurzer Selbstcheck

Unternehmen können ihren aktuellen Stand schon mit wenigen Fragen einschätzen:

• Passen Einstufung, Zusammensetzung, Grenzwerte und toxikologische Angaben wirklich zusammen oder widersprechen sich einzelne Abschnitte?
• Werden Sicherheitsdatenblatt und Etikett gemeinsam geprüft?
• Gibt es eine zentrale Datenquelle für ­alle Produktinformationen? Und ist klar ge­regelt, wer rechtliche Änderungen verfolgt und in die Dokumente übernimmt?

Auch beim Export sollte genau hingeschaut werden. Eine Übersetzung allein reicht nicht aus. Nationale Grenzwerte, Notruf­nummern und länderspezifische Anforderungen ­müssen ebenfalls korrekt sein. Vor der ­Freigabe sollte deshalb immer eine zweite Person die Unterlagen prüfen.

Wann externe Unterstützung sinnvoll ist

Nicht jedes Unternehmen hat die personellen Kapazitäten, um zahlreiche Sicherheitsdatenblätter dauerhaft aktuell zu halten. Gerade kleine und mittlere Unternehmen stehen vor der Herausforderung, regulatorische Änderungen im Blick zu behalten und gleichzeitig das Tagesgeschäft zu bewältigen. Wenn viele Produkte betreut werden, internationale Märkte hinzukommen oder ­Unsicherheit bei der Aktualität der Unterlagen besteht, kann externe Unterstützung sinnvoll sein. Fachleute erkennen Schwachstellen oft schneller und behalten neue Anforderungen aus REACH und CLP im Blick. Dadurch gewinnen die eigenen Teams Zeit für ihre eigentliche Aufgabe: gute Produkte zu entwickeln.

Fazit

Ein Sicherheitsdatenblatt ist keine ­einmalige Pflichtaufgabe, sondern ein laufender ­Prozess. Die meisten Fehler entstehen nicht durch fehlendes Wissen, sondern weil Informationen nicht rechtzeitig aktualisiert oder in verschiedenen Systemen gepflegt werden. Wer Sicherheitsdatenblatt, Etikett und behördliche Meldungen gemeinsam ­betrachtet, eine zentrale Datenbasis nutzt und Änderungen regelmäßig überprüft, ­reduziert Fehler und vermeidet Rückfragen von Kunden oder Behörden. Denn am Ende geht es nicht nur um die Einhaltung von Vorschriften, sondern vor allem um den sicheren Umgang mit Produkten.

 

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