Interview: „Wissenstransfer ist wie Altersvorsorge fürs Unternehmen“

Warum gewinnt das Thema Wissenstransfer gerade in der Lackindustrie zunehmend an Bedeutung – und was sind typische Herausforderungen, mit denen Unternehmen hier konfrontiert sind?

Markus Vüllers: Ich erlebe das bei Lackverarbeitern häufig. Innerhalb der letzten anderthalb Jahre hatte ich drei krasse Fälle: Einmal wurde völlig verpasst, dass ein wichtiger Wissensträger in Rente geht – plötzlich war er weg und mit ihm sein Wissen. In einem anderen Fall kam es zu einem tödlichen Autounfall, beim dritten zu einem Burnout. Das zeigt: Wissen geht nicht nur durch Rente verloren. Fluktuation, Krankheit oder Kündigung können genauso gravierend sein. Und oft ist das Wissen nicht dokumentiert – es schlummert in Köpfen oder Schränken, aber nicht so, dass es 1:1 übertragbar wäre.

Elena Schüßler-Roggenhofer: In der Lackierbranche kommt neben dem demografischen Wandel auch der Fachkräftemangel hinzu. Wissenstransfer ist nicht nur für das Offboarding wichtig, sondern auch für das Onboarding. Neue Mitarbeitende müssen schnell arbeitsfähig sein – mit technischem Wissen, aber auch mit Erfahrungswerten. Diese duale Perspektive wird oft übersehen.

Thomas Grüner: Das Thema wird häufig unterschätzt. Gerade weil viele denken, durch die Kündigungsfrist hätten sie genug Zeit. Aber Mitarbeitende können sehr kurzfristig gehen – mit Resturlaub bleiben dann oft nur wenige Tage. Außerdem sind viele Mitarbeitende nicht besonders redselig oder wissen selbst nicht, was an ihrem Wissen wichtig ist. Wir wollen daher auf Video setzen, um gezielt Fragen zu stellen und das Wissen zu sichern.

Was war der konkrete Auslöser für Ihr Unternehmen, sich intensiver mit strukturiertem Wissenstransfer zu beschäftigen? Gab es einen besonderen Anlass oder Handlungsdruck?

Thomas Grüner: Der wirkliche Aha-Moment kam, als Markus und Elena bei mir im Industrielackmuseum waren. Da wurde mir klar, wie wichtig das Thema ist. Wir haben dann intern begonnen, aufzulisten, wer theoretisch wann in Rente gehen könnte. Und ich sage immer: Wir alle haben Notfallpläne – aber wir haben keine Not. Und genauso müssen wir auch Pläne für den Wissenstransfer haben. Die Tupperdose aufmachen, Wissen rein, Tupperdose zu – das ist mein Bild dafür.”

Elena Schüßler-Roggenhofer:  Thomas war ein Paradebeispiel. Schon bevor wir kamen, hatte sein Team überlegt: Was wäre, wenn der Geschäftsführer letzte Woche gestorben wäre – nicht nächste Woche, weil das zu nah ist. Das zeigt: Das Mindset war bereits da. In anderen Unternehmen müssen wir da viel Überzeugungsarbeit leisten.

Markus Vüllers: In vielen Unternehmen muss man erst mal erklären, was Wissenstransfer eigentlich genau ist. Meistens wird gedacht: Wenn ich was erkläre oder ein Buch weitergebe, ist das schon Wissenstransfer. Aber das reicht nicht – das Erfahrungswissen steckt tiefer. Und da braucht es Struktur.

Wie kann ein erfolgreicher Wissenstransferprozess in einem Unternehmen der Lackbranche konkret aussehen – und was sind dabei aus Ihrer Sicht die zentralen Erfolgsfaktoren?

Elena Schüßler-Roggenhofer: Wir arbeiten mit einem strukturierten Interview-Format, dem sogenannten Expert Debriefing. Dabei identifizieren wir transferrelevantes Wissen in sieben Kategorien – von Fachwissen über Erfahrungswissen bis hin zu Netzwerken. Die Methodik ist immer gleich, aber individuell angepasst. Als Ergebnis entsteht eine Wissenslandkarte und ein Maßnahmenplan. Die Aufbereitung erfolgt dann z. B. durch Videos, Handbücher oder Tutorials – je nachdem, was zum Wissen passt. Wichtig ist auch: Wissensarbeit ist Arbeit – sie braucht Zeit und muss Teil der Arbeitszeit sein.

Markus Vüllers: Oft wird gesagt, man habe keine Zeit für Wissenstransfer. Aber Fakt ist: 10 bis 20 % der Arbeitszeit gehen ohnehin für das Suchen von Informationen drauf. Wenn man das strukturiert angeht, spart man diese Zeit. Es ist wie beim Aufräumen – erst mal ausmisten, dann effizient neu sortieren.

Welche Rollen spielen Führungskräfte, langjährige Mitarbeitende und jüngere Generationen in einem solchen Prozess – und wie gelingt es, alle Beteiligten aktiv einzubinden?

Elena Schüßler-Roggenhofer: Wissenstransfer ist Chefsache – zumindest im Sinne der Vorbildfunktion. Wenn die Geschäftsführung sagt, es ist wichtig, aber im Alltag immer das Tagesgeschäft priorisiert, machen die Mitarbeitenden nicht mit. Es braucht ein Umdenken: Wir besetzen Stellen nicht zu 100 % mit operativer Arbeit, sondern lassen Raum für Wissensarbeit – etwa 10 bis 20 %. Und wir müssen den Mitarbeitenden klarmachen: Euer Wissen ist wertvoll. Es geht nicht um Kontrolle, sondern um Wertschätzung und Zukunftssicherung.

Thomas Grüner: Ich habe meinen Mitarbeitenden gesagt: Die nächste Generation wird euch loben – oder eben schimpfen, wenn ihr euer Wissen nicht ordentlich übergebt. Das motiviert. Und ich frage auch schon: Wer ist wann theoretisch in Rente? Wer kann sich vorstellen, danach noch stundenweise zu unterstützen? So entsteht Planungssicherheit.

Aus Sicht des Coachings: Welche typischen Denkfehler oder blinden Flecken begegnen Ihnen beim Thema Wissenstransfer – und wie kann man diesen frühzeitig entgegenwirken?

Markus Vüllers: Ein häufiger Denkfehler ist: ‚Das Wissen haben wir doch alles irgendwo aufgeschrieben.‘ Dann wird ein Ordner hervorgeholt – mit 150 technischen Datenblättern, obwohl nur drei tatsächlich gebraucht werden. Wissen ist nicht gleich Information. Und nur weil etwas irgendwo liegt, heißt das nicht, dass es auch nutzbar ist.

Elena Schüßler-Roggenhofer: Ein anderer Denkfehler ist, dass Wissenstransfer nur beim Renteneintritt relevant ist. Aber auch temporäre Ausfälle – Krankheit, Elternzeit, Urlaub – können kritische Lücken reißen. Gute Wissensarbeit hilft auch da, weil sie Aufgaben auffangbar und übertragbar macht – ohne Stress beim Wiedereinstieg.

Was würden Sie anderen Unternehmen in der Branche raten, die den Aufbau eines Wissenstransferprozesses gerade erst starten – worauf sollte man besonders achten?

Thomas Grüner: Erstens: Das Thema ernst nehmen – richtig ernst. Wenn der Chef dabei nicht blass wird, hat er es nicht verstanden. Zweitens: Holt euch fachlichen Rat – wie bei Steuerfragen oder IT-Themen. Drittens: Dranbleiben. Das ist keine einmalige Aufgabe, sondern ein dauerhafter Prozess. Bei uns ist das wie eine Altersvorsorge fürs Unternehmen: Man merkt oft erst zu spät, wie wichtig es ist. Und gerade im Mittelstand sollte man frühzeitig eine verantwortliche Person finden, die das Thema treibt – sonst gerät es wieder aus dem Blick.

Elena Schüßler-Roggenhofer: Und ganz konkret: Fangen Sie mit einem Pilotfall an. Holen Sie sich Unterstützung, beobachten den Prozess, lernen daraus. Und dann rollt es Schritt für Schritt aus. Es ist wie bei der Digitalisierung – keiner verlangt, dass morgen alles perfekt ist. Aber anfangen muss man heute.”

Markus Vüllers: Und nicht vergessen: Wissenstransfer ist kein zusätzlicher Ballast. Es ist das, was wir sowieso tun – nur eben endlich strukturiert.

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